Het Privacyreglement omschrijft hoe zorgvuldig Dekkersnest met de persoonsgegevens omgaat van de cliënten die men in zorg heeft. Dekkersnest houdt, om de zorg voor u zo goed mogelijk uit te kunnen voeren, een administratie bij. Op deze registratie is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing. Deze wet bevat regels met betrekking tot het doel van de registratie, de aard van de gegevens die worden geregistreerd, het beheer van de gegevens, de personen die toegang hebben tot die gegevens en het inzagerecht van de deelnemers.

Toegang tot het zorgdossier

Om de cliënten van Dekkersnest op een juiste manier te kunnen begeleiden zijn er een aantal gegevens nodig. Deze gegevens worden opgeslagen in een persoonlijk dossier. Hierin staan de noodzakelijke gegevens zoals naam, adres en telefoonnummer en kopie zorgpas, indicatiebesluit, zorgplannen en evaluaties en overige relevante informatie van andere hulpverlenende instanties, zoals diagnostiek. Kortom, alle informatie die nodig kan zijn om iemand kwalitatief goede zorg te bieden.

Op locatie werkt begeleiding met speciale softwareprogramma Zilliz waarin het zorgdossier is opgenomen en waarin gerapporteerd kan worden (cliëntvolgsysteem). Dit softwarepakket is speciaal ontwikkelde software voor zorg & welzijn. ZilliZ is NEN7510 gecertificeerd.
Iedereen die werkzaam is bij Dekkersnest heeft een geheimhoudingsplicht getekend, dit is onderdeel van hun arbeidsovereenkomst.

Wie toegang heeft tot het zorgdossier

Alle relevante informatie wordt verwerkt en geplaatst in het digitaal cliëntvolgsysteem waarin iedere medewerker zijn eigen inlog heeft. Iedere medewerker kent een rol in het programma en hier zijn rechten aan ontleend. De kwaliteitscoördinator, leidinggevende, en management hebben de volledige rechten.

Bij Dekkersnest wordt jaarlijks een externe audit afgenomen ten behoeve van HKZ-certificering.
Om deze audit goed te kunnen uitvoeren heeft de auditor op de audit dag inzage in enkele zorgdossiers. De auditor wordt gehouden aan zijn of haar geheimhoudingsplicht.

Toestemming en bewaartermijn

Gegevens van cliënten worden niet aan derden verstrekt, ook niet aan naaste familie. Gegevens worden pas vrijgegeven nadat de cliënt/ diens wettelijk vertegenwoordiger hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven. Ook na overlijden worden de gegevens niet openbaar gemaakt.

Dekkersnest gebruikt hiervoor een toestemmingsformulier. Bewaartermijn van het dossier is 15 jaar. Hierna worden de gegevens vernietigd.

Rechten

Cliënten kunnen te allen tijde hun dossier inzien. Is er sprake van wettelijke vertegenwoordiging dan zal er eerst met desbetreffende vertegenwoordiger overlegd worden.
Cliënten c.q. diens vertegenwoordiger hebben recht op inzage, correctie, aanvulling en verwijdering van bepaalde persoonsgegevens in het eigen persoonsdossier. Indien zij hier gebruik van wensen te maken kunnen zij dit aangeven tijdens een planbespreking (voordat er getekend wordt).

Hierna wordt het plan of de evaluatie op definitief gezet. Indien men na die tijd belangrijke wijzigingen wil doorvoeren of een aanpassing wil, dan er een apart verslag toegevoegd worden als bijlage.

Indien de cliënt c.q. diens vertegenwoordiger informatie uit het dossier mee willen nemen dan dient hier ook voor getekend te worden. In alle gevallen betreft het kopieën van documenten. Dekkersnest is dan niet meer verantwoordelijk voor wat er met de informatie gebeurt zodra het de organisatie verlaat.